Efter positive tilbagemeldinger på vores artikel om tilpasning af vedtægter til Airbnb har vi udarbejdet yderligere en række forslag til at modernisere vores foreningers vedtægter. Denne gang drejer det sig om at gøre det muligt at gennemføre en mere papirløs generalforsamlingsproces.
Forslaget er blevet særligt relevant efter at Post Danmark har annonceret rekord store stigninger i porto. A-brevet kommer fra 1. januar 2016 til at koste 19 kr. i porto pr. brev! Dertil får B-brevet en længere forsendelsesperiode (op til 5 dage) og kommer til at koste kr. 8,00 pr. brev.
Med nedenstående forslag til vedtægtsændringer bliver det muligt for vores ejerforeninger og andelsboligforeninger at spare væsentlige omkostninger og at yde en bedre service til medlemmerne. Mange medlemmer vil i dag hellere have deres foreningsmateriale elektronisk end på papir, og visse beboere holder mere øje med indholdet af deres e-mail end deres postkasse..
Nedenstående vedtægtsændringer muliggør en fuld elektronisk proces. Dvs. at indkaldelse, og al anden korrespondance, gøres elektronisk. Dette er for at fremtidssikre vedtægterne. I praksis kan man på den korte bane vedtage disse ændringer, men ikke udnytte dem fuldt ud. F.eks. arbejder vi i stigende grad med den model at man sender en indkaldelse på en enkelt side med posten. Heraf fremgår et link hvor beboerne kan hente og evt. printe forslag, regnskaber, mv. En meget fornuftig løsning i en overgangsfase.
På længere sigt må også indkaldelsen dog forventes at blive elektronisk.
Vores administratorer vil i 2016 foreslå de foreninger som ikke allerede har mulighed for elektronisk udsendelse af materiale, at nedenstående tilføjes i foreningens vedtægter:
Forslag
Bestyrelsen foreslår at nedenstående indarbejdes i foreningens vedtægter:
Stk.1: Alle medlemmer skal, hvor muligt, oplyse elektronisk postadresse/e-mail til administrator. Et medlem har selv ansvaret for, at den oplyste e- mail adresse kan modtage beskeder/informationer fra administrator eller bestyrelsen. Hvis medlemmet skifter e-mail adresse, skal medlemmet straks give administrator besked herom. Hvis medlemmet ikke opfylder sine forpligtelser, bærer medlemmet selv ansvaret for, at korrespondancen ikke kommer frem til medlemmet.
Stk. 2: Når foreningen har registreret en e-mail adresse på et medlem, er bestyrelsen og administrator berettiget til at have elektronisk korrespondance med medlemmet og fremsende alle meddelelser, herunder bl.a. indkaldelser til generalforsamlinger, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art, inkassoskrivelser og varslinger (herunder varsling om adgang til en lejligheden) mv. Fremsendelse gælder også anden elektronisk fremsendelse via fx e-boks eller lignende.
Stk. 3: Bestyrelsen og administrator kan i al korrespondance, både pr. post eller e-mail, henvise til at eventuelle bilag (regnskaber, forslag, etc.) er gjort tilgængelige på foreningens hjemmeside eller på anden tilgængelig elektronisk platform. Nævnte bilag anses derved at være indeholdt i forsendelsen. Dette gælder uanset om der måtte være angivet andet i andre bestemmelser i nærværende vedtægt.
Stk. 4: Uanset ovennævnte bestemmelser skal korrespondancen ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiller krav herom, eller såfremt medlemmet har givet meddelelse til administrator om at fremtidig korrespondance skal ske med almindelig post.
Stk. 5: Bestyrelsen er, uanset ovenstående bestemmelser, altid berettiget til at give meddelelser mv. med almindelig post.