Ny administrator

Valg af ny administrator sker som oftest på en generalforsamling idet bestyrelsen forinden vil modtage tilbud fra aktører i branchen og tage stilling til, hvilket firma der ønskes indstillet. Bemærk! I nogle foreninger kan bestyrelsen skifte administrator, uden forudgående vedtagelse på en generalforsamling. Dette vil stå i foreningens vedtægter.
 

Der indkaldes til en generalforsamling med henblik på valg af
ny administrator. Cobblestone deltager i det omfang bestyrelsen ønsker (dirigent, referent mv.) og præsenterer Cobblestone og processen med administratorskifte for øvrige beboere i foreningen. 

Når Cobblestone er valgt, forhandles den endelige aftale på plads. Administrationsaftalen underskrives og aftale med tidligere administrator opsiges. 

Cobblestone forhåndsafklarer praktiske forhold omkring bank, betalinger, Nets, fuldmagter mv. og står til rådighed for juridisk, administrativ og økonomisk rådgivning uagtet at administrationsperioden ikke er startet endnu. 

Foreningen får tildelt en administrator, som vil agere kontaktperson for alle foreningens medlemmer.  Ny administrator vil tage kontakt til tidl. administrator for at rekvirere materiale på foreningen, herunder vedtægter, regnskaber, forsikringspolice mv.. 

Når materiale fra tidl. administrator er modtaget, vil ny administrator indkalde bestyrelsen til et opstartsmøde, hvor administrative procedurer, herunder bl.a. procedure for overdragelser,  kontakt med bestyrelse, vicevært og evt. vaskeri gennemgås. 

Inden for en måned efter overtagelse vil vi oftest modtage materiale fra tidl.  administrator. Materialet gennemgås og vigtige dokumenter skannes ind til Cobblestones online løsning. Her modtages også åbningsbalancen og opdateret bogholderi. Bogholderiet for året til dato afstemmes og lægges ind i Cobblestones system. Dermed bliver foreningens driftsøkonomi også tilgængelig på online løsningen.

Ny adresse meldes til CVR, Webreg, SKAT, leverandører mv.  

Når ovenstående er på plads, foretages en række omfattende kontroller af foreningens forhold. Bl.a. gennemgås arealer, indskud, sammenlægninger, lejekontrakter, erhvervslejeforhold, rykkerkoder, mæglerbesvarelse, procedure vedr. handler mv. Desuden kontrolleres forsikringsforhold og alternativt tilbud indhentes for at kontrollere at foreningen har de bedste forsikringsvilkår.